CFA Académique-GRETA-GIP : Comment connecter mes établissements au Tableau de bord ?
Vous êtes un CFA, voici les étapes pour connecter vos établissements au Tableau de bord de l'apprentissage (CFA et OFA-UFA).
Vos CFA (CFA / GRETA / GIP) sont généralement gestionnaires des contrats d'apprentissage. Ils ont donc le rôle d'établissement responsable.
Vos UFA / EPLE dispensent les formations, ils ont donc le rôle d'établissement formateur et de lieu de formation.
En bref : Vous allez créer votre compte Tableau de bord et générer la clé API à renseigner dans votre ERP. Ceci activera la transmission des effectifs pour votre établissement responsable.
Créez votre compte Tableau de bord de l'apprentissage (3 min) : https://cfas.apprentissage.beta.gouv.fr/auth/inscription > sélectionnez "Un CFA ou Organisme de formation".
A noter : il faut un compte "CFA ou Organisme de formation" pour pouvoir connecter son établissement. Si vous êtes inscrit(e) avec un autre compte (Académie, DRAFPIC ou autre) vous ne pouvez pas générer les clés API. Demandez à vos établissements de le faire.
Connectez-vous et allez dans le menu Paramètres : connectez votre logiciel de gestion avec le tutoriel proposé (Yparéo ou autre, temps estimé 15 min), ou importez un fichier Excel si vous n'avez pas de logiciel (vous bénéficierez du délai nécessaire).
Voici les logiciels compatibles avec le Tableau de bord de l'apprentissage à ce jour :
Yparéo : Tutoriel Yparéo
Aimaira : Tutoriel Aimaira
FCA Manager : Tutoriel FCA Manager
SC Form : Tutoriel SC Form
Gestibase : Tutoriel Gestibase
Si vous utilisez un autre logiciel de gestion (non compatible), ou si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion, signalez-le nous à tableaudebord@apprentissage.beta.gouv.fr, nous en tiendrons bien sûr compte et pourrons vous accompagner au cas par cas. Vous pourrez transmettre vos effectifs manuellement avec un import excel sur la page Téléversement.
Vos établissements devraient ainsi afficher "Données transmises" le lendemain (les données sont transmises chaque nuit) et vous pourrez utiliser tous les services.
Notre équipe support est à votre disposition via notre FAQ et par mail via tableaudebord@apprentissage.beta.gouv.fr.
Vous gérez plusieurs établissements ? Chaque établissement dispose de sa propre clé API. Contactez-nous pour obtenir vos clés API.
En bref : Nous allons maintenant connecter vos établissements formateurs. En tant qu'organisme responsable vous pouvez les connecter. Pour cela nous devons vous envoyer les clés API pour vos établissements.
Vous devez normalement retrouver tous vos établissements formateurs sur votre page Mes organismes.
La procédure est la même, il suffit de saisir la clé API de chaque établissement dans votre ERP. En revanche vous ne pouvez pas les générer vous-même.
Contactez-nous pour obtenir vos clés API.
Nous vous transmettons vos clés API par mail sécurisé.
Dans votre ERP, collez la clé API pour chaque établissement.
Vos établissements devraient ainsi afficher "Données transmises" le lendemain (les données sont transmises chaque nuit).
A ce stade, vos effectifs sont normalement transmis automatiquement au Tableau de bord de l'apprentissage.
Si certaines erreurs sont détectées, elle seront signalées dans votre rapport Transmissions.
Nous sommes bien sûr à votre disposition sur ce sujet.
Consultez cet article : Mon établissement a un nom incorrect, que faire ?
Pour le moment nous nous concentrons uniquement sur ces 1ères étapes.
Pour toutes les autres questions (établissements manquants dans "Mes organismes", erreurs de transmission, mises à jour au Carif Oref etc) nous reviendrons vers vous ces prochains jours, au cas par cas.
La 1ère étape est simplement de créer votre compte Tableau de bord et de connecter vos établissements en saisissant les clés API dans votre logiciel de gestion.
Notre équipe support est bien sûr à votre disposition pour vous accompagner dans toutes ces démarches.
Vos CFA (CFA / GRETA / GIP) sont généralement gestionnaires des contrats d'apprentissage. Ils ont donc le rôle d'établissement responsable.
Vos UFA / EPLE dispensent les formations, ils ont donc le rôle d'établissement formateur et de lieu de formation.
1. Activez la transmission des effectifs pour votre établissement responsable (CFA)
En bref : Vous allez créer votre compte Tableau de bord et générer la clé API à renseigner dans votre ERP. Ceci activera la transmission des effectifs pour votre établissement responsable.
Créez votre compte Tableau de bord de l'apprentissage (3 min) : https://cfas.apprentissage.beta.gouv.fr/auth/inscription > sélectionnez "Un CFA ou Organisme de formation".
A noter : il faut un compte "CFA ou Organisme de formation" pour pouvoir connecter son établissement. Si vous êtes inscrit(e) avec un autre compte (Académie, DRAFPIC ou autre) vous ne pouvez pas générer les clés API. Demandez à vos établissements de le faire.
Connectez-vous et allez dans le menu Paramètres : connectez votre logiciel de gestion avec le tutoriel proposé (Yparéo ou autre, temps estimé 15 min), ou importez un fichier Excel si vous n'avez pas de logiciel (vous bénéficierez du délai nécessaire).
Voici les logiciels compatibles avec le Tableau de bord de l'apprentissage à ce jour :
Yparéo : Tutoriel Yparéo
Aimaira : Tutoriel Aimaira
FCA Manager : Tutoriel FCA Manager
SC Form : Tutoriel SC Form
Gestibase : Tutoriel Gestibase
Si vous utilisez un autre logiciel de gestion (non compatible), ou si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion, signalez-le nous à tableaudebord@apprentissage.beta.gouv.fr, nous en tiendrons bien sûr compte et pourrons vous accompagner au cas par cas. Vous pourrez transmettre vos effectifs manuellement avec un import excel sur la page Téléversement.
Vos établissements devraient ainsi afficher "Données transmises" le lendemain (les données sont transmises chaque nuit) et vous pourrez utiliser tous les services.
Notre équipe support est à votre disposition via notre FAQ et par mail via tableaudebord@apprentissage.beta.gouv.fr.
Vous gérez plusieurs établissements ? Chaque établissement dispose de sa propre clé API. Contactez-nous pour obtenir vos clés API.
2. Activez la transmission des effectifs pour vos établissements formateurs (OFA-UFA)
En bref : Nous allons maintenant connecter vos établissements formateurs. En tant qu'organisme responsable vous pouvez les connecter. Pour cela nous devons vous envoyer les clés API pour vos établissements.
Vous devez normalement retrouver tous vos établissements formateurs sur votre page Mes organismes.
La procédure est la même, il suffit de saisir la clé API de chaque établissement dans votre ERP. En revanche vous ne pouvez pas les générer vous-même.
Contactez-nous pour obtenir vos clés API.
Nous vous transmettons vos clés API par mail sécurisé.
Dans votre ERP, collez la clé API pour chaque établissement.
Vos établissements devraient ainsi afficher "Données transmises" le lendemain (les données sont transmises chaque nuit).
3. Consultez les éventuelles erreurs de transmission
A ce stade, vos effectifs sont normalement transmis automatiquement au Tableau de bord de l'apprentissage.
Si certaines erreurs sont détectées, elle seront signalées dans votre rapport Transmissions.
Nous sommes bien sûr à votre disposition sur ce sujet.
4. Vérifiez si besoin le nom de vos établissements
Consultez cet article : Mon établissement a un nom incorrect, que faire ?
5. Merci pour cette 1ère étape
Pour le moment nous nous concentrons uniquement sur ces 1ères étapes.
Pour toutes les autres questions (établissements manquants dans "Mes organismes", erreurs de transmission, mises à jour au Carif Oref etc) nous reviendrons vers vous ces prochains jours, au cas par cas.
La 1ère étape est simplement de créer votre compte Tableau de bord et de connecter vos établissements en saisissant les clés API dans votre logiciel de gestion.
Notre équipe support est bien sûr à votre disposition pour vous accompagner dans toutes ces démarches.
Mis à jour le : 24/11/2024
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